Archiviazione Digitale

Base Digitale Group dispone di una soluzione integrata di digitalizzazione che consente il trattamento di qualsiasi documento cartaceo. Oltre alla componente di digitalizzazione, la soluzione prevede l’erogazione dei servizi di visualizzazione delle immagini e dei dati collegati alla documentazione. Le soluzioni di dematerializzazione permettono di ridurre i costi, ma non solo fare saving bensì anche presentarsi in modo innovativo alla clientela Le modalità di erogazione previste partono dalla realizzazione di portali interamente dedicati all’esposizione di web Services ad uso specifico del cliente. In qualità anche di System Integrator, Base Digitale Group è in grado di integrarsi con la struttura del cliente anche mediante l’utilizzo di strumenti di RPA che sono alla base di ogni singolo workflow di digitalizzazione.

Le nostre soluzioni si caratterizzano per modularità e scalabilità e sono in grado di soddisfare esigenze complesse e volumi importanti, garantendo elevati standard in termini di qualità e sicurezza.

Procedure operative e KPI sono condivisi con il Committente per misurare i parametri qualitativi e quantitativi del servizio.

La dematerializzazione e digitalizzazione dei documenti passa attraverso le fasi di:

• Ricezione dei documenti La ricezione dei documenti può essere altamente personalizzata e completamente organizzata dal cliente oppure dalla nostra struttura logistica

• Presa in carico dei documenti

• Spunta in ingresso dei documenti

• Apertura delle buste / scatole

• Controlli preliminari sulla qualità dei documenti

• Normalizzazione dei formati carta (rimozione graffette, punti, nastro adesivo, etc.)

• Classificazione per tipologia documentale (indicizzazione) e preparazione alla lavorazione in lotti omogenei.

• Scansione

• Acquisizione delle immagini dei documenti mediante scanner industriali ad alta velocità

• Utilizzo di software specifici per il trattamento e l’elaborazione delle immagini ed applicazione di base dei filtri di Deskew (raddrizzamento immagini), Crop (ritaglio automatico in base a parametri), Despeckle (rimozione del rumore di fondo delle immagini, angoli neri, fori da faldone), Character Reconstruction (ricostruzione automatica dei caratteri)

• Riconoscimento automatico di codici a barre lineari e QR

• Riconoscimento automatico caratteri mediante l’utilizzo di template specifici e AI

• Image Quality Control

• Controllo di qualità delle immagini e relativo processo di digitalizzazione delle immagini mancanti e/o di bassa qualità

• Controllo di qualità dei dati associati alle immagini e correzione scarti

• Predisposizione dei dati e delle immagini in base al formato richiesto dal cliente

• Caricamento dei dati e delle immagini presso la nostra infrastruttura

• Invio delle immagini e dei dati al cliente mediante strumenti standard quali, ad esempio, caselle Spazio

• Realizzazione ed esposizione di web Services ad uso esclusivo del cliente per la ricerca e visualizzazione delle immagini

Ai servizi standard di digitalizzazione, Base Digitale Group è in grado di affiancare, mediante i propri Partner, servizi di Dematerializzazione Autenticata, che si realizzano mediante: * Analisi specifica del materiale da parte di personale archivistico * Adozione di un processo operativo certificato * KPI specifici e trasparenti verso il cliente * Autenticazione delle immagini da parte del Notaio * Riversamento delle immagini nel sistema di Conservazione Digitale delle Immagini in maniera tale da garantire la conservazione dei dati nel rispetto del CAD

La soluzione vanta molte referenze in settori differenti. I maggiori clienti di BDM per il servizio di dematerializzazione sono: * Arval, nel settore automotive * Cassa di risparmio di Volterra e Monte dei Paschi di Siena, nel settore Bank e Finance * Nuove acque S.p.A., nel settore utility